ビジネスメールで「させていただきます」を多用していませんか？恥をかかない書き方のコツ

2019.05.24 up

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恥をかかないビジネスメール術について、一般社団法人日本ビジネスメール協会代表理事の平野友朗さんに伺いました。

【5月21日（火）『STEP ONE』の「BEHIND THE SCENE」(ナビゲーター：サッシャ、増井なぎさ)】
http://radiko.jp/share/?sid=FMJ&t=20190521101042

■ビジネスメールが過剰品質になっている人が多い

平野さんはこれまで1万通以上のメールを添削し、業務を改善してきたプロフェッショナルです。平野さんによると、メールが過剰品質になっている人が多いとのこと。

・目安は1通5分

平野：100点のメールでないといけないとの思いから、1通に15分かける人もいますが、目安は5分。少ない時間で最大の効果を出すのが1番いいと思います。考えず、悩まずに、1通を5分で書くのが理想です。

・タイトルだけで中身がわかる

平野：「〇〇の件」「〇〇について」というタイトルを使わないようにしましょう。件名がボンヤリしていると、優先順位をつけられません。「会議について」というタイトルだと、会議の場所なのか、日時の話なのか分かりません。「会議（5月23日日程変更のご相談）」と書いておくと、内容の予測がつきます。そうすると「早く見なきゃいけない」と考えます。受け手の読み方をコントロールしないといけないので、相談だったら「相談」、報告だったら「報告」と書いておくと、読んでいる人は「これはアドバイスしないといけない」と思って読んだり、読み方をコントロールできます。

・パッと見て、読みやすそうな事が大事

平野：上から、宛名、挨拶、名乗り、要旨、詳細、締めの挨拶、書名の型にのっとるのも大切ですし、1行をダラダラと書かないこと。Gmailの場合、私のパソコンでは89文字横に表示されますが、ダラダラ書くと読みづらいので、20から30文字書いたら、強制的に改行します。

内容が大きく変わるときは2行あけたり、罫線を入れたりして、区切れ目を見せるのも読みやすくなるコツです。

・避けたほうがいい表現

平野：例えば「◯◯させていただく」といった表現を多用するのは避けましょう。「書類を作成させていただき、お送りさせていただきます」といった文章だと分かりづらいです。「書類を作成し、お送りいたします」で十分です。「させていただきます」は、一見丁寧に見えますが、多用すると逆に読みづらくなり、頭に入ってこなくなります。

・「取り急ぎ」「ご返信不要です」も要注意

平野：私は読みながら返事を書くタイプなので、最後まで読んで「ご返信不要です」と書いてあるとガッカリします。返信するかしないかは相手が決めることなので、「返信不要です」と書く必要はありません。あと「取り急ぎ」と書く人がいますけど、「取り急ぎ」はその後にきちんとした連絡があるイメージなので、書かなくてもいいです。

・「◯◯様」「◯◯さま」

平野：私の場合は、関係がしっかりと構築できてきたら、少しくだけて「さま」を使ったり、「さん付け」に変えることもあります。あるいは、会社名を省略して距離感を近くすることが多いですね。ただし、目上の方や礼儀を重んじる方には、「様」をつけてしっかりと書いたほうがいいでしょう。

・返信は朝と夕方

平野：私たちが行っているビジネスメール実態調査では、7割の人が返信が遅れることがわかっています。まずはルールを決めるのが1番です。例えば、12時間以内に返信するとか。私の場合は、朝出社したらたまっているメールを全て処理して、夕方会社を出るときに、その時点でたまったメールを全て処理します。そうすると、「メールの返事が早い」と思ってくれます。朝と夕方と仕事の合間に隙間を見つけて、ちょこちょこと返事をすれば十分です。

・遅い時間のメールは避けたい

平野：送信する時間は、基本的には夜には送らないほうがいいです。夜中の12時にメールが届いたら、労働している時間だと思われてしまう可能性があります。勤務時間内に送りましょう。相手が携帯に転送していて、それで目を覚ましてしまうとか、そういう苦情がたまにありますね。最近はGmailに予約機能がつきました。土日に仕事をするときは月曜の朝に送信するように予約をすることもできます。

平野さんの著書『伝わるメール術だれも教えてくれなかったビジネスメールの正しい書き方』もチェックしてみてください。

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【番組情報】
番組名：『STEP ONE』
放送日時：月・火・水・木曜 9時−13時
オフィシャルサイト：https://www.j-wave.co.jp/original/stepone

気をつけたいアイロンの「ドライ」と「スチーム」設定

2019.05.24 up

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アイロンがけのとき、裏地などに付いている『洗濯表示』をご覧になって、アイロンがけが可能かどうかの確認が必要です。可能な場合、アイロンの温度設定や、当て布が必要かどうかも表示されていますので、それに従って下さい。

アイロンには『ドライ』と『スチーム』の設定がありますが、『ドライ』はアイロンの熱だけでシワを伸ばします。それに対して『スチーム』は、大量の蒸気の力でシワを伸ばします。
全ての衣類に対してスチーム設定を利用される方が多いそうですが、洋服の素材ごとに使い分けることが、よりキレイに仕上げるコツだそうです。

暑くなって来ると麻の素材を着られる方もいらっしゃいますが、シワによってはアイロンのスチームだけでは取れないことがあります。その場合、霧吹きで全体を湿らせてからドライ設定でアイロンをかけると良いそうです。
他にもドライ設定は、ポリエステルやシルクといった薄手の生地にも最適です。その場合、高温にならないように注意が必要です。

“アイロンをかけるときの順番”ですが、基本は“細かい部分”からです。例えばワイシャツの場合、『襟（えり）』から始めて『肩』、『袖』、そしてそれ以外の部分、いわゆる『身頃』の順番です。縫い目を引っ張ったり生地を移動させたりして、たるみを作らないことがアイロンがけに失敗しないコツです。

■杏樹の感想　

先日、この番組の男性スタッフの方と話していたとき、その方が自分で初めてご飯を炊いたところ、お水の加減を間違えてベチャベチャになってしまったそうです。そのエピソードがキッカケで、今回このテーマにさせて頂きました。

今回ご紹介することは、日頃から家事をやられている方からすれば、何をいまさら…と思われるかも知れませんが、ご自分で初めて家事をやるようになって苦労されている方もいらっしゃるかと思います。そういった方々の参考にして頂けたらと思います。

今回、私がいちばんビックリしたのは『洗濯表示』です。『取扱い絵表示』と名前や内容が変わっていることを知らなかったので、そんな風になっているのだ！　と驚きました。いままで気にせずに洗ったりアイロンがけをしたりしていたので、今度からはちゃんと確認します（汗）。