コロナの感染防止では、人の流れを抑える「リモートワーク」が呼びかけられていますが、これが中々できない企業が多く、背景には、紙の書類のために出社せざるを得ないという事情があります。
「SmartHR」さんは、ペーパーレスやリモートワークに役立つクラウドサービスの会社。ということで、6月24日（木）はその「SmartHR」について、TBSラジオ「森本毅郎・スタンバイ！」（月～金、6:30～8:30）の「現場にアタック」で、レポーター田中ひとみが取材報告しました。
まずは、「SmartHR」とはどういうものなのか？株式会社SmartHRの、取締役COO、倉橋 隆文さんに伺いました。
株式会社SmartHR・取締役COO 倉橋 隆文さん
「「SmartHR」は、人事と従業員の間で行われている、全ての「紙」のやりとりをペーパーレス化する、クラウド業務ソフト。従業員と人事の間の「紙」のやりとりは、結構時間をとる。例えば、新しい会社に入るとき、従業員は本人確認書類のコピーを提出したり、何度も書類に名前や住所を書く。パート・アルバイトがいれば、半年や1年に1回、契約書を配り、判子を押し、それぞれで保管。一方で、人事・労務担当者は、受け取った情報を別の書類に書き写したり、パソコンに情報を入力するなど、かなりの時間を取られる。SmartHRを使うと、このような手続きや管理が、スマホやパソコンといったオンライン上で可能に。」
▼SmartHRのホームページ
「SmartHR」のHRは、ヒューマンリソースで人材を扱う人事労務部門のこと。文字通り「人事・労務をスマートに」、ペーパーレス化、効率化する、『クラウド人事・労務ソフト』です。
元々、社長のパートナーが妊娠9ヶ月の時、産休育休の書類を、大きなお腹で書いていたのを見て、こうした手続きをネットで出来ないかと考えたのが、開発のきっかけ。説明では、必要な作業は、「入社時に、名前や住所など、基本データを入力する」くらいと話していましたが、これだけで、アナログだった人事・労務の仕事が、効率化できるそうです。
ただ、こう言われてもイメージが湧かないので、本当かな？？と思ってしまいますが、ではどうすごいのか？人事・労務の仕事で一番の大仕事と言われている「年末調整」を例に、伺いました。
株式会社SmartHR・取締役COO 倉橋 隆文さん
「まず人事部が、全従業員分の書類とマニュアルを印刷し、配ります。一方で、従業員は、年に1回しか見ない難しい書類を、マニュアルを見ながら手書きで書いていきます。そして提出を受けた人事は、集めた紙の情報をパソコンに入力。これもかなり時間を取られる。これが、SmartHRを使うと、依頼はワンクリックで終わり、従業員は簡単なアンケートに答えていくだけですべて終了。実際に、数百店舗を持つ小売業の企業では、年末調整の依頼だけ、書類を用意して配布するだけで、人事総出で3日間かかっていたが、その業務が、1回のクリックで終わるようになりました。」
普通、年末調整は、人事労務が毎年12月、数枚の書類をプリントして配って、従業員側はそれに、「住所、氏名、扶養家族のあるなし、生命保険の情報」などを記入、そして人事労務が回収して、て入力して・・・と面倒。しかも、「毎年同じことを書く」という非常に非効率的作業の代表格でしたが、SmartHRを使えば、オンライン上で完結します。
例えば、「去年のあなたの情報はこれです。変更がなければ、イエスを押してください。変更がある場合は、ノーを押して、再入力してください」という風に、質問に答えていくと、数分で完了します。
この質問も、事前に登録されている情報から勝手に作ってくれるので、人事労務はそれをまとめてワンクリックで従業員に送るだけ！手間がかかりません。
こんなかたちで、給与明細も、契約社員の雇用契約も、効率化されるということで、この結果、ある会社では労務の時間が3分の1以下になり、年間数百万円のコスト削減ができた、という実績もあるそうです。
実は、営業や企画、開発と違って、人事や労務の仕事はあまり目を配ってもらえない部署。そのため、長年の非効率な習慣がそのまま残っていたということで、そこにニーズがあったようです。
ではこのサービス、今後はどうなるのか？倉橋さんは、このサービスで蓄積したデータを、企業の人材育成にも使えると、話していました。
株式会社SmartHR・取締役COO 倉橋 隆文さん
「世の中の企業の人事部は、従業員データをバラバラのエクセルで持っている。住所氏名、過去の評価結果、異動履歴など。欲しいデータを常に探さなければいけなかったり、色んなデータをくっつけて分析。人材マネジメントに必要なデータを出すことが、結構な仕事だった。ところがSmartHRを利用すると、いつでも最新の情報を見られる。人事労務業務を効率化しつつ、副産物として常に最新の人事データが溜まり、そのデータを活用することによって、より働きやすい環境を作っていただける。」
▼スマートHRの倉橋さんに聞きました
そもそもデータがないので、勘や経験に頼って、人材育成や、評価を行う会社が多いのが実情。そのため、上司と部下の相性が問題になることも多いのが「会社組織」ですが、データで客観的に管理、評価することで、部下の不満を減らしながら育成できます。
すでに、人事労務の効率化、そしてコストの節約などが評価され、およそ3万もの、様々な業種の企業が導入しているという「スマートHR」。今度は、その実績をベースに人材育成でも活躍を目指していくということでした。