「紙とハンコの文化」が生産性を損なっている…企業でペーパーレス化が進まない理由

J-WAVEで放送中の『STEP ONE』のワンコーナー「BEHIND THE SCENE」(ナビゲーター:サッシャ、増井なぎさ)。3月17日(火)のオンエアではペーパーレス化のメリットや成功事例を紹介。ゲストには、ペーパーロジック株式会社代表の横山公一さんを迎えた。同社では、電子化・ペーパーレス化を実現するためのサービスを提供している。


■「紙とハンコの文化」が効率性を下げる

日本では、紙とハンコの文化が根強い。「なんでハンコを押さないといけないんだろう?」と不満を感じることもあるのでは。横山さんは、この文化が企業やビジネスの効率性を削ぎ、生産性の向上を妨げる一つの原因になっていると指摘する。

横山:日本の労働生産性は、1人あたり/時間あたりともに、OECD(経済協力開発機構)加盟36か国中の21番目です。G7では最下位。アメリカの、特にサービス業の労働生産性の比較だと、アメリカ人1人、日本人2人が釣り合う形です。その生産性の低さの原因の一つが、紙とハンコではないかと私は思います。
サッシャ:手書きで紙に書いて窓口で渡して、という文化が根強いですよね。「そんなの(パソコンで)打ち込めばいいじゃん」と思うんですけど。なぜなのでしょう?
横山:長年、紙とハンコを使ってきたというDNAが日本人に刷り込まれているような感じですね。セレモニー的に、「赤い朱肉があるとほっとする」みたいな。そのあたりの意識を変えていかないといけません。

企業も取り組みへの第一歩を踏み出してはいる。横山さんの会社では、サービス説明を求める企業の依頼が増加しているそうだ。

横山:東京都の企業の3割くらいが、何らかの形で電子契約を導入しているという数字も出ています。徐々に変わってきていますね。
サッシャ:僕も仕事柄いろんな企業と契約しますが、電子の契約がちょっと増えてきた。ただ、海外の企業との契約だと僕は100パーセント電子ですが、日本だとまだ10%くらいです。
横山:業種、業態、規模を問わず紙とハンコが多用されているので、あらゆる企業にペーパーレス化が必要だと思います。


■ペーパーレス化のメリットは?

ペーパーレス化のメリットは、コスト削減やスピード化、内部統制の強化などが挙げられる。地球にやさしいのも見逃せない利点だ。また、「印紙税」もカットできる。

横山:印紙税は年間1兆円を超えます。高額印紙税というと、不動産売買契約に貼るものとかですね。例えば10億円だと40万円の印紙税がかかります。電子契約にするとかからないので、不動産業の企業の導入が進んでいますね。
サッシャ:負担が減りますもんね。
増井:あとは契約書の製本・袋とじなどのコストも削減できますね。人件費を含めたら、紙の処理コストって相当かかっていると思います。
サッシャ:割り印して送り返して、とかね。郵送費とかも考えると、余計なことが多いよね。


■ペーパーレス化が進まない企業のタイプとは

ペーパーレスに取り組もうとした結果、目の前から紙をなくすだけの「なんちゃってペーパーレス」になってしまうケースも少なくない。

横山:会議で紙を配らないとか。あるいは、紙の書類をPDF化して検索しやすいようにしたけれど、書庫や外部倉庫に保管されているとか。法的な保存要件を学んでからサービスを使うと、保管も保存も紙が一切必要ないんですけどね。そういった取り組みが、本当のペーパーレス、デジタル化だと思います。

部署の連携も大切だ。経理、法務、管理部、総務、人事など多くの部署を巻き込む書類の場合、うちは紙がないと困る、といった意見も出るだろう。そんなとき、統括管理を行うプロジェクトリーダーがいないと、混乱を招く。

ペーパーレス化は現場の社員だけで決められることではないが、経営トップの意向だけで押し進められるものでもないそうだ。

横山:現場の方が新しいアクションを起こせないというか、「昨日と同じことをやっているとなんか安心する」というパターン。2つ目が、効率化すると自分の居場所がなくなりそう……ということで動きが遅かったりとか。
サッシャ:例えば、書類管理する部署の人員が削減される可能性もあるわけですからね。
横山:可能性としてはありますね。また、デジタル化、ペーパーレス化はテクノロジーの進化スピードに応じて、いろんな知識を習得していかなければなりませんが、「このドキュメントってペーパーレス化できるの?」「印紙税かかんないの?」ということがピンとこない方も、中にはいらっしゃいます。

また、「他だってやってないでしょう」という横並びの意識が足かせになっている場合もある。他社から請求書が紙で届いているから自社でも進められない、進める決断ができないということだ。

簡単には切り替えられないペーパーレス化。政府は昨年、行政手続きを原則、電子申請に統一するデジタルファースト法を可決した。行政手続きの変化によって、民間企業のあり方が変わっていくことに期待したい。

J-WAVE『STEP ONE』のワンコーナー「BEHIND THE SCENE」では、気になるニュースをその裏側から光を当て、様々な視点から紹介する。放送は月曜~木曜の10時10分頃から。

【番組情報】
番組名:『STEP ONE』
放送日時:月・火・水・木曜 9時-13時
オフィシャルサイト: https://www.j-wave.co.jp/original/stepone

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新型コロナ「感染報告された場所」がピンポイントでわかる!「マップ」の提供開始

声優としても活躍中の鈴村健一(月~木曜)と俳優の山崎樹範(金曜)、フリーアナウンサーのハードキャッスル エリザベスがパーソナリティをつとめるTOKYO FMの番組「ONE MORNING」。4月6日(月)放送の「リポビタンD TREND NET」のコーナーでは、報道ベンチャーの株式会社「JX通信社」代表取締役・米重克洋さんに、「新型コロナウイルス・感染事例の“見える化”」について話を伺いました。


※写真はイメージです


厚生労働省は4月2日(木)に、新型コロナウイルスの感染者集団「クラスター」の分布を示すマップ「全国クラスターマップ」の最新版を更新。3月31日(火)までに全国で確認されたクラスターは、14都道府県・26ヵ所となりました。

このようななか、新型コロナウイルスの感染者が出た場所を“見える化”するアプリも登場。報道ベンチャー企業「JX通信社」が提供しているアプリ「NewsDigest(ニュースダイジェスト)」内でも、新型コロナウイルスの「感染事例が報告された場所の情報」マップを提供開始しました。今回は、同社の代表・米重さんに伺いました。

鈴村:こちらの反応はいかがですか?

米重:新型コロナウイルスの感染事例が報告された場所の情報を、地図上でピンポイントで確認できる「感染事例が報告された場所の情報」マップの提供を、4月2日(木)に開始しました。リリース後、金曜~土曜にかけて、App StoreとGoogle Playで、それぞれ総合1位までランキングが上がりました。“想像以上に反響が大きいな……”という印象です。ユーザーからは、「家の周りで起こっていることを知らなかった感染事例がわかった」といったお声をいただいています。

鈴村:このマップには、どういう情報が掲載されているのですか?

米重:新型コロナウイルスの感染事例が発表された情報をもとに、確認が取れた発生場所を掲載しています。無用な風評被害を防ぐために、例えば「消毒が済んでいる」という情報があれば、そちらも含めて掲載します。

鈴村:このマップは、何を期待して作られたものですか?

米重:まずは「行動抑制」ですね。むやみに動き回るのを止めてもらいたい。そして「風評被害やデマの問題」です。“根拠のない噂”による風評被害が非常に増えていますので、それらを公式情報でしっかりと打ち消していきたいという思いもあります。

鈴村:今回紹介したマップ「感染事例が報告された場所の情報」は、JX通信社さんが手がけたものです。(本来であれば)政府がこのようなものを作る必要があると思いつつも、なかなか難しいという状況で、民間企業が作っています。でも、今とにかくほしいのは、こういうマップやアプリなど、正確な情報を入手できるものです。

そうなると、この際、“誰がやるか”は、関係ないなと思いました。こういったマップが出たことは、本当にすごく素敵なことだと思います。今、SNS上で、新型コロナウイルス感染に関するデマが非常に広まっていて、そういうときにこのマップで確認すれば、現在、感染が広がっている地域が一目でわかる。正しい情報の集約に、すごく役に立っているなと思いました。

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パーソナリティ:鈴村健一(月~木曜)、山崎樹範(金曜)、ハードキャッスル エリザベス
番組Webサイト:https://www.tfm.co.jp/one/

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